« En tant qu’Admin Région, mon rôle est d’assurer le bon fonctionnement des groupes et d’offrir un soutien continu aux membres et aux comités directeurs.
Cela peut inclure des demandes d’accès ou d’assistance aux outils en ligne comme BNI Connect et Meetsuo.
L’une de mes missions principales est de suivre les échéances de renouvellement des membres. Chaque membre BNI rejoint le groupe pour une durée déterminée, et il est important de s’assurer que tout est en ordre avant que cette période ne prenne fin.
Je suis chargée de :
– Envoyer des rappels avant la date d’expiration des adhésions.
– Assurer un suivi personnalisé avec chaque membre pour les guider dans le processus de renouvellement.
– M’assurer que les cotisations sont à jour et que les membres continuent à bénéficier de toutes les ressources offertes par BNI.
En plus de l’aspect administratif, je suis là pour répondre aux questions des membres concernant leur renouvellement.
J’interviens également dans le processus de postulation. Lorsque nous recevons un formulaire d’adhésion, je vérifie les références professionnelles du postulant et je m’assure que sa candidature soit complète. Je reste en lien avec le vice-président afin de suivre l’avancée de la candidature (date d’entretien,prise de décision). Pour les personnes qui ont besoin d’aide dans le processus de candidature, je suis disponible pour leur expliquer les étapes, les documents à fournir et répondre à toutes leurs interrogations. L’objectif est de rendre leur démarche la plus simple et fluide possible
Lorsqu’un nouveau membre intègre le groupe j’assure également le suivi concernant son règlement, je m’assure de la mise à jour de son profil sur BNI Connect ainsi que son inscription à la formation initiale pour les nouveaux membres .
Je gère également la partie facturation des membres et des nouveaux adhérents (Émission des factures). Je m’occupe de vérifier que les paiements soient bien reçus dans les délais, et si nécessaire, je relance les membres en cas de retard. Si un membre a des questions sur sa facture, je suis là pour l’aider à comprendre les montants, les échéances et les modalités de paiement.
Je participe également à l’organisation d’évènements régionaux comme les formations des nouveaux comités de pilotage. Je fais en sorte que tout soit bien coordonné pour cette journée (lieu de formation, inscription des membres concernés).
« Le suivi des visiteurs fait partie de mes responsabilités majeures ».
Lorsque quelqu’un souhaite assister à une réunion BNI en tant que visiteur, je m’occupe de son inscription, en veillant à ce qu’il reçoive toutes les informations nécessaires.
Une fois la réunion passée, je prends contact avec les visiteurs pour recueillir leurs impressions et les encourager à revenir ou à postuler. Chaque visiteur qui vient assister à une réunion BNI représente une opportunité pour le groupe d’élargir son réseau et d’intégrer de nouveaux membres.«
Concernant la partie invitation des visiteurs suite à leur venue, quel est l’avantage de la gérer à la place des groupes ?
« Gérer le suivi des visiteurs au niveau de la région, plutôt que de laisser chaque groupe s’en charger, offre plusieurs avantages considérables.
Tout d’abord, cela permet de centraliser et d’harmoniser le suivi. Je peux m’assurer que chaque visiteur est pris en charge, qu’il reçoit toutes les informations nécessaires pour comprendre l’esprit et les objectifs de BNI, et qu’il est relancé au bon moment pour maximiser les chances qu’il revienne et, éventuellement, qu’il rejoigne le groupe.
Un autre avantage de cette centralisation est la possibilité d’orienter les visiteurs, si besoin vers d’autres groupes de la région qui pourraient mieux correspondre à leurs attentes ou à leur localisation géographique. Cela permet une plus grande flexibilité et augmente les chances pour le visiteur de trouver un groupe où il se sentira à l’aise et pourra s’épanouir professionnellement.
De plus, en gérant les visiteurs de manière centralisée, j’ai une vue d’ensemble sur les visiteurs qui circulent d’un groupe à l’autre. Cela permet d’identifier les personnes qui explorent plusieurs groupes et de les accompagner plus efficacement dans leur démarche, en leur offrant des conseils ou en les mettant en relation avec les membres appropriés.
Enfin, cette approche permet de dégager du temps pour les membres des groupes. Ils peuvent se concentrer sur l’accueil des visiteurs, leur intégration, et sur le développement de leurs propres affaires.
En résumé, cette gestion centralisée optimise l’expérience des visiteurs tout en allégeant la charge des membres.«
A quelles occasions les membres peuvent-ils te contacter ?
« Les membres peuvent me contacter à tout moment pour toutes questions administratives liées à leur participation BNI (paiement, renouvellement, facturation, Application Meetsuo, BNI Connect…), que ce soit par mail, téléphone, SMS, Whatsapp. Je reste à leur disposition !
Mon rôle est vraiment de faciliter la vie des membres pour qu’ils puissent se concentrer sur l’essentiel : développer leur réseau professionnel et leur chiffre d’affaires.«
